Les cadres de la Direction des finances et de l’administration de APIDEV (Association pour le Programme Intégré de Développement) à Bamako ont bénéficié durant plusieurs semaines d’une formation sur l’archivage. L’objectif était d’apprendre aux bénéficiaires, comment classer les documents, en archivage physique et numérique en vue d’une bonne gestion et d’une meilleure conservation des archives.

En effet, dans toutes les entreprises, l’archivage constitue un maillon essentiel de l’administration. « C’est une formation en archivage théorique et pratique… Il s’agit de leur montrer comment trier, classer et archiver », souligne M. Pierre Camara, archiviste et documentaliste qui assure la formation du personnel de APIDEV.

Au cours de cette formation, les bénéficiaires, composés de cadres de la Direction des finances et de l’administration de APIDEV ont été soumis à des exercices pratiques, sous la supervision du formateur en question. L’exercice a consisté de faire des tris, des classements et enfin l’archivage de certains documents qui étaient disponibles au sein de la Direction de APIDEV. «  Le classement est une opération à la fois physique et intellectuelle : il s’agit de faire un regroupement des documents de même nature qui vont ensemble. Le tri quant à lui, consiste à dissocier les documents, car tous ne sont pas à converser. Après les tris, on élémine certains documents qui ne sont pas importants »,  poursuit le formateur.

C’est donc après environ un mois de formation intense que le personnel de la Direction de APIDEV a été outillé suffisamment entre autres sur le « volet classement et archivage », le « volet informatisation de la recherche des documents » et le « volet de la numérisation », c’est-à-dire, scanner, faire des fichiers et ensuite faire des dossiers.  « Le classement des archives permet d’éviter une perte de temps. Le temps c’est de l’argent et l’argent aussi c’est de l’économie », note le formateur Pierre Camara qui précise que l’archivage vise à assurer la bonne conversation des documents. « En plus de l’archivage physique, nous avons été formés en archivage électronique, à travers le logiciel Winisis », affirme en outre Mme Djibo, gestionnaire financière.  En effet,  dans les finances, on a l’obligation de garder les documents pendant au moins un délai de 10 ans, d’où l’importance de les numériser et de les conserver. Les documents physiques conservés dans des ‘’boites archives’’ peuvent courir des risques ( vol, intempérie, incendie etc.). Cependant, certains se demandent pourquoi l’archivage physique est toujours d’actualité malgré la grande offensive de l’archivage numérique. La réponse est pourtant simple : le numérique n’a pas la possibilité de remplacer le papier

Les bénéficiaires ont exprimé leur satisfaction à l’issu de la formation. « Nous avons appris à créer des dossiers, déterminer la destination des fichiers sur le logiciel WINISIS », note Mme Djibo qui poursuit en disant qu’il existe un rapport entre l’archivage physique et électronique. En effet, le logiciel Winisis est un système de stockage et de recherche adéquat de l’information conçu spécifiquement pour la gestion informatisée des bases de données non numériques et structurées. Les archives numériques obéissent également à un cycle de vie, comme c’est le cas avec les archives physiques. Dès leur création, les documents électroniques sont archivés après avoir été validés et authentifiés.

A noter que des cadres de CASA ont bénéficié également de la formation ; APIDEV étant membre de CASA (Case des Associations)